Mediateka - biblioteka chętnie odwiedzana, ale dlaczego?

Od czerwca 2004 roku w ramach sieci Miejskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu działa modelowa biblioteka dla młodych klientów, przez nich samych nazwana Mediateką.
Powstała ona w wyniku porozumienia trzech podmiotów:
• Fundacji Bertelsmanna, która przyznała grant na wyposażenie biblioteki modelowej dla młodych klientów w wieku 13–25 lat;
• Miasta Wrocław, które przekazało lokal w centrum miasta i go wyremontowało;
• Miejskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu, która zabezpieczyła personel, zakup systemu bibliotecznego ALEPH.

Model funkcjonowania biblioteki dla ludzi młodych, uczących się, kreatywnych, poszukujących informacji, miejsc spędzania czasu wolnego i rozwijania swoich zdolności, umiejętności oraz zainteresowań, wypracowano podczas wspólnych spotkań roboczych, szkoleń i dyskusji. Ich efektem było opracowanie koncepcji marketingowej biblioteki, a więc takich procedur, które zapewnią maksymalne osiągnięcie postawionych celów oraz efektywne funkcjonowanie placówki.
Założenia merytoryczne, które powinna realizować biblioteka dla młodzieży, to przede wszystkim:
• dotarcie do młodzieży z atrakcyjną ofertą;
• promocja czytelnictwa i nowych mediów;
• zapewnienie szybkiego dostępu do aktualnych i potrzebnych informacji;
• nauka efektywnego korzystania z informacji;
• fachowa pomoc w uczeniu się i rozwijaniu zainteresowań;
• doradztwo (zawodowe, rodzinne);
• organizowanie czasu wolnego młodzieży.

Natomiast wskaźniki ilościowe, o których należało pamiętać, przystępując do opracowania koncepcji marketingowej, to:
• pozyskanie nowych klientów, tj. wzrost liczby klientów o 30–40% lub dotarcie do 70% grupy docelowej (młodzież w wieku 13–25 lat);
• intensywniejsze korzystanie z miejskiej sieci bibliotek publicznych, tj. wzrost wypożyczeń i pozostałych form korzystania o 30% (w porównaniu ze średnią filii).

Kolejne działania, które należało zrealizować przed opracowaniem założeń funkcjonalno- organizacyjnych nowo powstającej biblioteki, to:
• badania marketingowe zainteresowań i potrzeb klientów;
• wybór kierownika zespołu;
• rekrutacja i wybór pracowników tworzonej filii bibliotecznej.

Ważnym aspektem badań czytelniczych było określenie tez i obszarów badawczych, a więc:
• aktywność grupy docelowej;
• miejsca i formy spędzania czasu wolnego;
• sposoby komunikacji;
• wady bibliotek współcześnie istniejących;
• wyobrażenia o bibliotece XXI wieku.

Mając zrealizowane wyżej wymienione zadania oraz opracowane wyniki badań, określających zainteresowania klientów nowej placówki oraz ich wyobrażenia o idealnej bibliotece, do której chętnie by przychodzili i chętnie z jej usług korzystali, można było przystąpić do opracowywania koncepcji marketingowej placówki bibliotecznej.
Koncepcja marketingowa biblioteki to przede wszystkim opracowanie założeń funkcjonalno-organizacyjnych z ukierunkowaniem rynkowym, a więc nastawionym na osiągnięcie zysków, korzyści i eliminowanie strat oraz uwzględnienie potrzeb, zainteresowań i oczekiwań klientów.
Koncepcja marketingowa krok po kroku polegała na stworzeniu dokumentu opisującego:
• lokalizację biblioteki – opis bliższego i dalszego otoczenia społecznego, kulturalnego, a więc próba opisania potencjalnych naszych partnerów, ale również konkurentów;
• wizualizację lokalu – określenie stref dla klientów i pracowników z uwzględnieniem otwartości, mobilności przestrzeni, a więc wskazanie obszarów recepcji, tj. zapisu klientów, rejestracji wypożyczeń i zwrotów, strefy wypożyczeń i do korzystania prezencyjnego, czyli na miejscu, strefy korzystania z internetu, pakietu Office, strefy ekspozycji i spotkań, strefa rozrywki i relaksu, oraz stref dla pracowników; szczegółowe opisanie stref bez wątpienia okazało się pomocnym dokumentem podczas rozmów z architektem wnętrza;
• zasób biblioteczny – określenie ilościowe i jakościowe zbiorów, ze wskazaniem ich typów – książki, film, muzyka, multimedia wraz z przedstawieniem regulaminu korzystania; podstawą określenia ilości typów zbiorów były oczywiście wyniki badań;
• usługi oferowane klientom wraz z opisaniem zasad ich dostępności;
• reklamę, public relations – a więc przedstawienie zakresów współpracy z mediami i innymi podmiotami wraz z określeniem form komunikacji;
• personel – opisanie kwalifikacji pracowników oraz bonusów ze strony pracodawcy;
• finansowanie biblioteki – przedstawienie zasad określania wysokości budżetu biblioteki ze wskazaniem obszarów wypracowywania dodatkowych środków, które są przeznaczane na zakup nowości oraz promocję, reklamę i działania projektowe.

Opisując powyżej krok po kroku etapy powstawania Mediateki, zwracam uwagę, iż są to procedury, które powinno się stosować przy tworzeniu każdej nowej placówki bibliotecznej. Tym bardziej że sprawdziły się one już przy kolejnych nowo powstających filiach Miejskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu.
Stąd też jest odpowiedź na postawione w tytule pytanie: dlaczego Mediateka jest chętnie odwiedzana?
Jednak to nie tylko sprawdzone procedury tworzenia biblioteki i opracowywania jej koncepcji marketingowej decydują, że posiada ona licznych fanów czytelniczy. O tym, że chętnie klient identyfikuje się ze swoją biblioteką, decydują także aspekty związane z etapem funkcjonowania placówki po jej otwarciu dla użytkowników.
Pierwszy kontakt klienta z nową biblioteką to jest bez wątpienia jej wnętrze, jej wyposażenie, a więc wrażenie związane z aranżacją, która musi zachwycić, zadziwić, czyli mieć coś niepowtarzalnego, po prostu „to coś”.
W przypadku wizualizacji Mediatki „tym czymś” była tzw. taśma nowych mediów, w kolorze czerwonym, która jest regałem bibliotecznym, ale nie przecinającym się pod kątem prostym. Ponadto otwarta przestrzeń oraz jej mobilność umożliwiają zmianę aranżacji, ale także zapewniają swobodę w poruszaniu się. Duża powierzchnia z odpowiednią ilością miejsc na zbiory, z których przeszło 90% jest w obrocie u czytelników, świadczy o trafnej polityce gromadzenia oraz o łatwym i swobodnym dostępie do poszukiwanych tytułów. Także MediaCafe (kawiarenka biblioteczna) z kanapą, pufami oraz kilkoma stolikami tworzy klimat do ciekawych, klubowych rozmów, spotkań, dyskusji.
Kolejny aspekt, na który zwraca uwagę klient przychodzący do biblioteki, to jej zasoby. Mediateka ma nowe, czyste i atrakcyjne zbiory mix (obok tych na nośnikach papierowych są także te na nośnikach elektronicznych). Poza tym skuteczna komunikacja z klientami poprzez forum na stronie domowej oraz system newslettera umożliwia analizę kierunków zainteresowań czytelniczych oraz dokonywanie zakupu tytułów zgodnych z potrzebami i oczekiwaniami użytkowników.
Możliwość rezerwacji poszukiwanych tytułów wraz z powiadomieniem telefonicznym o dostępności zamawianego tytułu czyni placówkę biblioteczną atrakcyjną i nastawioną na klienta. O otwartości na czytelnika świadczy także fakt, że obok usług podstawowych, a więc obsługi wypożyczeń i zwrotów przy ladzie recepcyjnej czytelnik ma dostęp do całodobowego zwrotu mediów dzięki wmontowanemu na zewnątrz Mediateki tzw. trezorowi.
Szybki i łatwy dostęp do zbiorów umożliwia katalog komputerowy, a do skutecznej i poszukiwanej informacji oraz wiedzy służą stanowiska z dostępem do internetu i pakietu Office. Możliwość odsłuchania kompaktów muzycznych zapewniają stanowiska do odsłuchu. Ponadto klient ma możliwość wykonania skanu i odbitek kserograficznych dokumentów. To tylko jedne z wielu atutów, dlaczego warto korzystać ze zbiorów i usług Mediateki.
Kompleksowe podejście do użytkowników to kolejny wyróżnik Mediateki, ale również każdej biblioteki dbającej o swoich użytkowników. Ta kompleksowość widoczna jest w:
• organizowaniu doradztwa zawodowego;
• udzielaniu fachowej pomocy w punkcie informacji;
• zajęciach w MultiCentrum – centrum edukacji interaktywnej wyposażonym w specjalistyczne oprogramowanie komputerowe wspomagające edukację szkolną oraz rozwój zainteresowań różnych grup wiekowych;
• organizowaniu konwersacji językowych w ramach Language Cafe;
• możliwości czytania i przeglądania ciekawych tytułów przy kawie lub herbacie w MediaCafe;
• realizacji inicjatyw młodzieży;
• organizowaniu spotkań z ciekawymi ludźmi, dyskusji panelowych, warsztatów, wystaw. Kolejne aspekty decydujące o chętnym odwiedzaniu biblioteki to ludzie tworzący zespół fachowo, rzetelnie, ale i mile obsługujący klientów. Obdarzający ich uśmiechem i uprzejmością, ale też służący pomocą, radą w polecaniu lektury, filmu, muzyki. Rzetelnie przygotowany personel, znający misję swojej placówki to sukces w budowaniu marki biblioteki. Zespół Mediateki zdając sobie sprawę, jakie cele ma do osiągnięcia i chcąc zaistnieć w środowisku, przygotował wspólnie z działem promocji MBP we Wrocławiu cykl działań promujących placówkę, m.in. poprzez:
• stałe uczestnictwo w ważnych wydarzeniach w mieście, tj. TARED – targi edukacyjne, Dolnośląski Festiwal Nauki, Wrocław Non-Stop, Festiwal Filmowy Era Nowe Horyzonty;
• Mediatekaclub – wynegocjowane rabaty u partnerów, tj. w Pizza Hut, Księgarni International Mouse, w Festiwalu Filmowym Era Nowe Horyzonty, w Teatrze Współczesnym. Także kompleksowa reklama i promocja placówki, bardzo wyrazista i zintegrowana, wpisała na stałe Mediatekę w mapę miejsc chętnie odwiedzanych we Wrocławiu.

Kompleksowa akcja reklamująca bibliotekę to przede wszystkim:
• opracowanie logotypu, papieru firmowego, strony WWW z newsletterem i forum;
• przygotowanie płyty CD z prezentacją multimedialną;
• reklama przed seansami kinowymi podczas Festiwalu Era Nowe Horyzonty;
• plakaty na przystankach tramwajowych, w szkołach, uczelniach;
• tramwaj z reklamą placówki;
• różnorodne gadżety, tj.: torby reklamowe, smycze, podkładki pod mysz, kubki, długopisy, rozdawane jako nagrody w wielu akcjach konkursowych. Ale budowanie marki Mediateki i jej pozytywnego wizerunku to również liczne projekty, które z pewnością przyciągają stałych, a także i nowych klientów. Do ciekawszych działań realizowanych w ciągu 6 lat działalności biblioteki dla młodzieży należą:
• „Mediateka – kultowe miejsce twojego miast”;
• Mediageneracja – konkurs muzyczny adresowany do zespołów nieprofesjonalnych;
• „Mediateka – Twoim przewodnikiem po świecie informacji” – wybór najlepszego brokera informacji spośród licealistów;
• MultiCentrum – edukacyjna oferta interaktywna adresowana do przedszkolaków, uczniów szkół podstawowych i gimnazjalnych;
• „Żywa Biblioteka” – projekt uczący tolerancji i poszanowania inności – umożliwiający rozmowę z przedstawicielami grup defaworyzowanych;
• wystawy tematyczne i wernisaże połączone z dyskusjami.

Przedstawiony pakiet działań zarówno tych związanych z etapem organizowania biblioteki, jak i jej funkcjonowania już po otwarciu, pokazuje jak ważne, przemyślane i spójne powinny być przygotowania do tworzenia nowej placówki, do której chętnie przyjdzie każdy, kto będzie dobrze obsłużony. A zadowolony i mile potraktowany klient jest najlepszą reklamą dla biblioteki.

 
Jolanta Słowik
Miejska Biblioteka Publiczna we Wrocławiu